Panika i chaos jaki towarzyszył wdrażaniu RODO zdaje się, że na szczęście jest już za nami. Jednak zamiast spokojnie odetchnąć, podmioty publiczne i prywatne stają przed kolejnym wyzwaniem. Sygnaliści![1]
17 grudnia 2021 r. upływa termin wyznaczony państwom członkowskim UE, na implementację do przepisów krajowych dyrektywy Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nie jest to proste zadanie, o czym najlepiej świadczy fakt, że pierwszy projekt ustawy pojawił się na stronach Rządowego Centrum Legislacji dopiero w październiku 2021 r. Teraz prace muszą być już naprawdę intensywne! Jednak co się stanie, jeżeli rządzący nie zdążą? Dyrektywa będzie obowiązywała wprost – podmioty zobowiązane i tak będą musiały stosować się do przepisów o sygnalistach, czyli:
- Konieczne będzie wyznaczenie specjalnego kanału przyjmowania zgłoszeń – kanału, do którego dostęp będą miały wyłącznie osoby wyznaczone do tego zadania (to wymusza techniczne uniemożliwienie informatykom, sekretariatom, kancelariom i innym osobom uczestniczącym w obiegu korespondencji dostępu do tych treści).
- Wymagane jest określenie zasad – stworzenie formalnych mechanizmów przyjmowania zgłoszeń, np. w formie regulaminu i podanie ich do wiadomości pracowników i innych osób mogących dokonać zgłoszenia. Takie mechanizmy muszą dawać gwarancję zachowania poufności co do tożsamości sygnalisty oraz samego zgłoszenia.
- Zasadne może okazać się przeszkolenie części personelu (tych osób, które mają kontakt z potencjalnymi sygnalistami, np. dział zamówień publicznych, HR).
- Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń z uwzględnieniem wyeliminowania tzw. wąskich gardeł (ryzyko konfliktu interesów, stronniczości, blokowania procedury, ale również plotkowania). To spora odpowiedzialność oraz duży obowiązek.
Czy dotyczy to wszystkich? Prawie. Do przepisów o sygnalistach muszą stosować się wszystkie podmioty publiczne (w tym podmioty będące własnością lub znajdujące się pod kontrolą takich podmiotów) oraz prywatne podmioty prawne, które zatrudniają ponad 50 osób.
Przepisy dyrektywy dają jednak możliwość, aby powyższe zadania były zapewniane zewnętrznie, przez osobę trzecią. To szansa, by skorzystać z gotowych wzorców, opracowanych w oparciu o normy ISO (w szczególności z rodziny 37000 oraz 27000), bogate doświadczenie w tworzeniu regulacji wewnątrzorganizacyjnych (w podmiotach publicznych i prywatnych) oraz sprawdzone rozwiązania w podobnych obszarach! Oferuję nie tylko pomoc w zakresie stworzenia mechanizmu przyjmowania zgłoszeń, regulaminu, przeprowadzenia szkoleń dla pracowników, ale również stałą obsługę kanału zgłoszeń i bieżące dostosowywanie dostarczanych rozwiązań do zmieniającego się stanu prawnego. Jednorazowy koszt wdrożenia, szkolenia oraz miesięczna opłata za obsługę kanału uzależnione są od wielkości podmiotu i przedmiotu jego działalności. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani skutecznym i prostym rozwiązaniem, dającym gwarancję zgodności z prawem i rzetelności, to zapraszam do kontaktu! Chętnie odpowiem na wszystkie dodatkowe pytania pojawiające się w tym nowym obszarze oraz przedstawię dedykowaną dla Państwa ofertę współpracy!
[1] Osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą